Bir büro, çok sayıda WhatsApp ekranı
Gökpınar Avukatlık ve Arabuluculuk Bürosu'nun günlük işinin önemli bir bölümü icra dosyalarındaki borçlularla iletişimden oluşuyor. Bu iletişimi tek bir kişi değil, kalabalık bir personel ekibi yürütüyor. Her personel gün boyunca borçlulara yazıyor, gelen mesajlara dönüyor, belge alıp gönderiyor.
Yazışma bu kadar kişiye dağılınca yöneticinin sorusu da değişiyor. Konuşmaları tek tek okumak mümkün değil. Bilinmesi gereken, bugün kimin çalıştığı, hangi borçlunun cevapsız kaldığı ve büronun koyduğu kuralların uygulanıp uygulanmadığı.
WhatsApp programın içinde
AgentX'te WhatsApp ayrı bir uygulama olarak açılmıyor. Her personel kendi hesabını MasrafX'in içindeki WhatsApp ekranına bağlıyor ve yazışmayı oradan yapıyor. Gönderilen ve gelen mesajlar, borçlunun konuşmasıyla birlikte kayda geçiyor.
Personel bu ekranda yalnız kendi işini görüyor. Büro, personelin MasrafX'in masraf, tahsilat ve UYAP sayfalarına erişimini kapattı. Bu sayfalar yalnız o işleri yapan avukatlarda ve yöneticide açık.
Kural gönderimden önce devreye giriyor
Büro hangi dosya türlerinin ve boyutlarının gönderilebileceğini, hangi kelimelerin kullanılmayacağını ve mesai saatlerini AgentX'in kurallarına yazdı. Kurala takılan gönderim yapılmıyor ve Engellenen mesajlar sayfasına düşüyor.
Yönetici engellenen bir gönderimin ekini o sayfadan açıp neyin gönderilmek istendiğini görebiliyor. Personelin gönderdiği ve aldığı ekler de Dosyalar sayfasında kişiye ve tarihe göre listeleniyor.
Yönetici ekranı bu ekip için yeniden kuruldu
AgentX'in yönetici ekranı, Gökpınar'ın kalabalık ekibi düşünülerek baştan tasarlandı. Genel Bakış artık yöneticinin sabah açtığı ekran. Üstte bugünün sayıları, altında kişi kişi ekip tablosu, en altta en uzun süredir cevap bekleyen konuşmalar yer alıyor.
Ekip tablosunda her personelin tek satırı var. Satırda kişinin programda olup olmadığı, WhatsApp bağlantısının açık olup olmadığı, bugün kaç mesaj gönderip aldığı ve kaç konuşmanın cevap beklediği yazıyor. Satıra tıklayınca kişinin kendi sayfası açılıyor, günü saat saat, son iki haftası gün gün görünüyor.
Kalabalık bir ekipte bazı bilgisayarlar günlerce kapanmadan açık kalabiliyor ve programın güncellemesi ancak kapatılıp açılınca kuruluyor. Bu yüzden tablo, eski sürümde kalan personeli ayrıca işaretliyor. Yönetici kimin programı yeniden başlatması gerektiğini tek bakışta görüyor.
Masraf tarafı MasrafX'te
Büronun avukatları dosya masraflarını MasrafX'te tutuyor. Masraflar UYAP'tan müvekkillere göre aktarılıyor. Makbuzlar da Raporlar bölümünden klasörlere ayrılmış halde tek seferde indirilebiliyor.
Böylece aynı büroda iki ayrı iş aynı programda yürüyor. Avukatlar dosyanın masrafına, personel borçluyla yazışmaya bakıyor. Yönetici ikisini de aynı yerden görüyor.